miércoles , 26 junio 2019
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¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?
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La contabilidad empresarial es una rama importante de la contabilidad que te permite analizar los ingresos y gastos de una empresa para así tener una mejor idea de su salud financiera. ¿Quieres descubrir cómo se realiza y algunos consejos prácticos para que lleves tus cuentas como autónomo? ¡No te lo pierdas, si eres de los que emprendes nuestro nuevo post te interesará!

contabilidad en una empresa

¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?

La contabilidad de una empresa resulta un proceso necesario para conocer los estados patrimoniales de la misma. Es prácticamente imposible tener un manejo razonable de una organización sin conocer con exactitud sus números y circunstancias patrimoniales (activos y pasivos).

Para elaborar la contabilidad de una empresa se hace mediante la mecanización de asientos contables a través de diversos programas informáticos. De esta manera solo necesitas pulsar una tecla para obtener un balance a una fecha concreta, saber lo que te debía un cliente el año pasado o ver cuál es el beneficio de la actividad a día de hoy.

Pero, lógicamente, para que un programa te muestre una información de una manera determinada antes ha habido que introducir esa información mediante los asientos contables. Por ello es necesario: contabilizar que consiste básicamente en lo que hemos dicho anteriormente, es decir, en hacer asientos contables. Uno detrás de otro.

Hay que hacer también otras cosas, claro, pero el grueso del trabajo suele ser introducir los asientos que correspondan en el programa que se utilice.

¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar?

Parece evidente que debemos de contabilizar todas las operaciones que realice la empresa, es decir, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago. A continuación os dejamos una lista detallada de todas ellas:

  • Compras y gastos.
  • Ventas e ingresos.
  • Adquisiciones y ventas de activos.
  • Sueldos y Seguridad social.
  • Liquidaciones de impuestos.
  • Préstamos y otras deudas.
  • Concesión de subvención.
  • Inversiones financieras.
  • Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
  • Todos los movimientos bancarios.
  • Además de todos los movimientos de efectivo.

Necesidades para llevar la contabilidad de una empresa

Para llevar la contabilidad se necesita: un programa contable y los justificantes de las operaciones. Y, como es obvio, una persona que maneje las dos cosas.

El programa contable es la herramienta de trabajo, su elección es clave

Hay muchos en el mercado y si bien lo básico y fundamental lo tienen todos, existen también muchas diferencias entre unos y otros. ¡Descubre algunas! No obstante, la clasificación más importante que se puede hacer en este sentido es la siguiente:

  1. Programas que compras e instalas en tu ordenador.
  2. Programas que usas por un precio mensual y que están en la nube.

Los primeros son los programas de toda la vida que poseen todos los ordenadores. Lo importante es que lo vayas actualizando y que siempre hagas una copias de seguridad. Pero existen también otros programas online. Los programas en la nube son recientes pero terminarán sustituyendo a los primeros … aportan más ventajas:

  1. Sólo necesitas un terminal y una conexión a Internet.
  2. Te despreocupas de copias de seguridad, actualizaciones, ocupación de espacio en los ordenadores … pasa a ser responsabilidad del proveedor.

Los justificantes de las operaciones:

Para poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión del documento en el que se refleja la operación de que se trate para demostrar su veracidad.

A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos nombrar: las facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los justificantes de los movimientos bancarios, los recibos de caja, etc.

En la práctica … ¿cuál es el procedimiento habitual a la hora de elaborar la contabilidad?

El proceso para llevar la contabilidad de una empresa consiste, a grandes rasgos, en estos 4 pasos:

  1. Recopilar la documentación contable, tanto la que se refiere a los ingresos, gastos y demás operaciones, como la que refleja sus cobros y pagos.
  2. Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento. Es lo que se llama “mecanizar” o “picar datos”.
  3. Conciliar los bancos, que también se llama “cuadrar los bancos”. Consiste en hacer coincidir exactamente los apuntes que figuran en los extractos que proporcionan las entidades bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión, de forma que el saldo concuerde en todo momento.
  4. Revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no hay apuntes duplicados o erróneos.

Importancia de llevar la contabilidad lo más actualizada posible:

Imagínate que estamos a finales del mes de septiembre y quieres tener una idea aproximada de cuánto tendrás que pagar de IVA el próximo día 20 de octubre porque necesitas hacer las previsiones de pagos.

Tu programa te va a dar ese dato con sólo darle a una tecla, lo cual es fantástico. Con la misma rapidez puedes comprobar cuánto te debe un cliente o cuanto has pagado de electricidad desde enero.

Pero hay que tener en cuenta un pequeño detalle: el programa va a calcular ese importe en función de los datos que tenga metidos, lo que quiere decir que si la contabilidad sólo está mecanizada hasta julio la cantidad que el programa te va a calcular es a esa fecha.

como llevar la contabilidad de mi empresa

¿Hay que presentarla en algún sitio?

Si, en el Registro Mercantil. Además deberás tener en cuenta que hay dos obligaciones en este sentido:

  1. Presentación de los Libros de Contabilidad.

Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.

Los libros que hay que presentar obligatoriamente son dos:

  • Libro Diario, que contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas.
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que contiene el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales.
  1. Depósito de Cuentas Anuales.

Además de la obligación anterior, la entidad debe aprobar sus cuentas anuales en la correspondiente asamblea de socios. Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes. Si tienes cualquier duda puedes contar con nuestro equipo de profesionales de Autonomoo.

Si necesitas más información no dudes en contactar con Autonomoo, tu gestoría online.

 

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